Simulação e melhoria de processos: proposta para automação do processo de solicitação para colação de grau coletiva

Abstract

The tools for process mapping, simulation, automation, analysis and reengineering have shown to be essential for the optimization and improvement of organizational management. This study applied these techniques to the request process for collective graduation, in order to improve your processing. The collective graduation is a mandatory academic ceremony to formalize the completion of the course by graduating students. Through process management, it is possible to improve the institutional administration, acting mainly to reduce or eliminate interferences and losses. The general objective of this work was to develop a proposal for the automation of the request process for collective graduation. To carry out the study in question, the process management program called Bizagi Modeler was use to elaborate the complete and precise diagram of the process. The diagramming followed the BPMN (Business Process Modeling Notation) standard. The methodology adopted in this work is qualitative in nature. The means of data collection chosen were document analysis, semi-structured interviews, and verification by means of a checklist prepared according to ISO/TR 26122, of 2008. An adaptation of the SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs and Customers) tool was adapted to informational processes, which contributed to identify key elements and to get a better understanding, indicating opportunities for improvement. Finally, an analysis was carry out presenting a proposal for improvement through process remodeling focused on the elimination of excessive bureaucratization and rework. And, a simulation of the processes (Original and Improved) was performed, using the Bizagi Studio program, to demonstrate and confirm that the scenario with the implemented improvement proposal offered a better result in its execution and processing.

RESUMEN. Las herramientas de mapeo, simulación, automatización, análisis y rediseño de procesos han demostrado ser esenciales para la optimización y mejora de la gestión organizativa. El presente estudio ha aplicado estas técnicas al proceso de solicitud de graduación colectiva, con el objetivo de mejorar su tramitación. La graduación colectiva es un acto académico obligatorio para formalizar la finalización del curso por parte de los alumnos que concluyen. A través de la gestión procesual, es posible refine en la administración institucional, actuando, principalmente, en la reducción o eliminación de interferencias y pérdidas. El objetivo general de este trabajo era desarrollar una propuesta para la automatización del proceso de solicitud de graduación colectiva. Para realizar el trabajo en cuestión, se tomó como base el programa de gestión de procesos llamado Bizagi Modeler para elaborar el diagrama completo y preciso del proceso. La diagramación siguió el estándar BPMN (Business Process Modeling Notation). La metodología adoptada en este trabajo es de carácter cualitativo. Los medios elegidos para recoger los datos fueron el análisis de documentos, las entrevistas semiestructuradas y la verificación mediante una lista de comprobación elaborada según la norma ISO/TR 26122, de 2008. Se aplicó una adaptación de la herramienta SIPOC (Proveedores, Entradas, Proceso, Salidas y Clientes) para los procesos de información, que ayudó a identificar los elementos relevantes y a obtener una mayor comprensión, indicando las oportunidades de mejora. Por último, se realizó un análisis en el que se presentó una propuesta de mejora a través del rediseño del proceso centrado en la eliminación de la excesiva burocratización y el retrabajo. Y, se realizó una simulación de los procesos (Original y Mejorado), utilizando el programa Bizagi Studio, para demostrar y confirmar que el escenario con la propuesta de mejora implementada ofrecía un mejor resultado en su ejecución y procesamiento.