A atuação do secretário executivo na gestão documental: um relato de experiência na secretaria de uma instituição escolar particular

Abstract

Toda institución o empresa, independientemente del sector, se enfrenta a la gestión documental, ya sea financiera, burocrática, informativa o administrativa. Sin embargo, saber cómo organizarla es una tarea de gran importancia que requiere conocimientos específicos, propios de un profesional cualificado. En este contexto, el rol del Secretario Ejecutivo en una institución educativa resulta fundamental, ya que sus habilidades contribuyen a la eficiencia de los procesos administrativos y a la correcta organización de la gestión documental. Por lo tanto, este estudio tiene como objetivo analizar el rol del Secretario Ejecutivo en la gestión documental de la secretaría de un colegio privado ubicado en la ciudad de Lagoa de Dentro – PB, destacando esta práctica a través de un informe de experiencia basado en la experiencia profesional del autor. El trabajo se fundamentó en autores como Lima e Silva (2023); Schellenberg (2006); Paes (2004); Medeiros y Amaral (2010), entre otros. Metodológicamente, se trata de una investigación cualitativa y descriptiva, desarrollada a partir de la investigación bibliográfica y el informe de experiencia. Los resultados demuestran que el Secretario Ejecutivo desempeña un papel estratégico en la producción, organización, control, archivo y conservación de los documentos institucionales, contribuyendo significativamente a la eficiencia administrativa, la seguridad de la información y la preservación de la memoria institucional. Además, se identificaron desafíos relacionados con la infraestructura física y la disponibilidad de recursos tecnológicos para la gestión documental.